Stadtgemeinde Ansfelden

Die Stadtgemeinde Ansfelden in Oberösterreich versteht sich als Dienstleister für rund 17.000 EinwohnerInnen.

Kundennaher Service sowie eine effiziente Verwaltung und funktionierende Infrastruktur sind dabei besonders wichtig. Genauso wie eine moderne und zukunftssichere Kommunikationslösung.

In der Stadtgemeinde Ansfelden leben rund 17.000 Menschen. Sie benötigen täglich schnelle Services und eine zuverlässige Verwaltung. Und um das zu leisten, benötigen die GemeindemitarbeiterInnen wiederum eine effiziente Systemlandschaft mit zeitgemäßen Kommunikationsmöglichkeiten.

Die aktuelle ITK-Struktur bestand aus vielen kleinen Insellösungen. Nahezu jeder der 21 Gemeindestandorte wie z.B. Schulen, Kindergärten oder der Bauhof sowie die Stadtverwaltung in Ansfelden hatten verschiedene Produkte von verschiedenen Herstellern in Betrieb – teilweise untereinander nicht kompatibel und wartungsintensiv.

Das erschwerte sowohl die Administration wie auch regelmäßige Services und Updates. Die Stadtverwaltung wünschte sich hier mehr Transparenz, Kosteneinsparungen und vor allem eine einheitliche zukunftssichere Lösung an allen Standorten. Am besten von einem einzigen Anbieter.

Nach einem Ausschreibungsverfahren erhielt MEHOKO – Meinhart & Heldele GmbH den Zuschlag für die Zusammenarbeit. Die österreichischen Kommunikationsexperten überzeugten mit ihrem ganzheitlichen Konzeptansatz und ihrer regionalen Servicekompetenz.

Im Anschluss an die Bedarfsanalyse wurde im Stadtamt eine leistungsstarke OpenScape Business X8 Lösung installiert, an den Außenstellen 17 kleinere, ebenfalls effiziente OpenScape Business X3 Anlagen. Kleinere Standorte mit wenigen Mitarbeitern wurden über abgesetzte Nebenstellen ans Hauptsystem angebunden. Als Endgeräte wurden moderne SIP-Telefone wie das Unify OpenScape CP 200 oder das CP600 bereitgestellt.

Aufgrund des höheren Mobilitätsbedarf in Kindergärten und Schulen integrierte man dort mehrere DECT Systeme. Zusammen mit der passenden Unified Communication Software stehen nun allen MitarbeiterInnen an jedem Standort sämtliche Annehmlichkeiten moderner Kommunikation zur Verfügung – für schnelle und zuverlässige Bürgerservices.

OpenScape Business von Unify verbindet nun alle 21 Gemeindestandorte in einem einheitlichen Netzwerk. Ob in der Stadtverwaltung, in Schulen oder im Veranstaltungszentrum, Mitarbeiter nutzen mit vielfältigen Unified Communication Anwendungen wie:

• Integrierte Sprachdienste
• Datenbankanbindungen
• Präsenzmanagement
• und weitere Möglichkeiten der modernen Kommunikation.

Damit können sie effizienter miteinander kommunizieren und Bürgeranliegen schneller bearbeiten. Auch die Administration und Wartung der Systemlandschaft ist vereinfacht. Durch ein zentrales Managementsystem kann die IT-Abteilung einfach und unkompliziert:

• Neue Leitungen freischalten
• Teilnehmer hinzufügen
• Und Funktionen konfigurieren.

Die gesamte Umstellung auf das neue System durch MEHOKO erfolgte dabei in nur 6 Wochen. Der Wechsel von ISDN auf die moderne SIP-ALL-IP Technologie wurde dabei schrittweise und nahtlos vollführt, so dass die Stadtgemeinde ohne Unterbrechung weiter für ihre Bürgerinnen und Bürger erreichbar war.

OpenScape Business liefert alles, was eine moderne Stadtgemeinde braucht. Das neue Netzwerk ist einheitlich, ausfallsicher und zentral von der internen IT steuerbar. Alle 21 Standorte sind an eine hochverfügbare Infrastruktur angeschlossen, optimal miteinander verbunden und mit vielfältigen neuen Leistungsmerkmalen ausgestattet. Das erleichtert den Angestellten die Kommunikation mit den Bürgern wie auch die Zusammenarbeit untereinander.

Weiter bietet OpenScape Business eine hohe Kompatibilität mit allen gängigen Technologien, so dass auch die gewünschte Integration von DECT-Systemen an Schulen und Kindergärten problemlos möglich war. Die Umstellung von ISDN auf den modernen SIP ALL IP Standard erfolgte dabei via sanfte Migration. MEHOKO ersetzte die bestehende Infrastruktur schrittweise durch eine moderne Kommunikationslösung, ohne dass es zu Systemausfällen oder Arbeitsunterbrechungen kam.

Dank des neuen einheitlichen ALL-IP-Netzwerks profitieren die StadtmitarbeiterInnen von nützlichen Unified Communication Leistungsmerkmalen, die ihnen helfen, besser die Arbeit zu organisieren. Ob Fax, Sprachnachricht oder E-Mail – alle ankommenden Anfragen sind in einem Unified Messaging System vereint und in Outlook integriert.

Über neue Funktionen wie z.B. Briefvorlage auswählen, Kontaktdaten einfügen oder per Fax-Button antworten können Bürgeranliegen effizient und individuell bearbeitet werden – alles in gewohnter Desktop-Umgebung und gelernter Benutzeroberfläche.

Ob über PC, SIP-Telefon oder Smartphone: über die praktische Vermittlungsfunktion können problemlos Anrufumleitungen, Weiterleitungen oder Sprachansagen eingerichtet werden. Und über den neuen Präsenzstatus erfährt man sofort, welcher Kollege gerade als Ansprechpartner verfügbar ist oder eben nicht.

Die neue Kommunikationslösung von Unify bringt die Stadtgemeinde Ansfelden auf den neuesten Stand der Technik und bietet ihr auch einen hohen Investitionsschutz für die Zukunft. Bei Bedarf ist das Netzwerk mit geringen Folgekosten erweiterbar, die tägliche Administration leistet die interne IT-Abteilung. MEHOKO liefert dazu regionalen Service ohne komplizierte Ticketprozesse in ausländischen Callcentern. Ein Service-Vertrag gewährleistet ein umfassendes Monitoring und regelmäßige Software- wie Sicherheits-Updates.